Pourquoi passer à la signature électronique ?
La signature électronique est la version dématérialisée de la signature manuscrite ! En effet, c’est un procédé sécurisé pour signer des contrats (via des applications en ligne) sans devoir les imprimer puis les scanner et les renvoyer…
1.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
Première information clef : pour signer électroniquement un document, vous devez passer par un logiciel certifié !
En effet, signer du bout du doigt sur votre tablette tactile n’a pas de valeur juridique. Seuls quelques logiciels de signature électronique, comme Docusign ou bien Certsign, permettent la signature d’un document en ligne en lui garantissant une pleine valeur juridique.
Concrètement, les plateformes de signature en ligne vérifient l’identité du signataire, scellent son engagement et l’intégrité du document signé.
Ainsi, pour basculer à la signature électronique, vous devez créer un compte sur une de ces plateformes, et configurer votre signature.
Ensuite, vous n’aurez plus qu’à importer les contrats, et renseigner le nom, prénom et l’email des signataires qui doivent signer.
Ils recevront des emails automatiques pour signer directement en ligne, et des rappels à intervalle réguliers. Vous pouvez même configurer ces emails, pour conserver une relation commerciale personnalisée !
Pour signer, vos interlocuteurs devront renseigner des informations permettant de valider leur identité, et ils ne pourront en aucun cas modifier le contrat sans votre consentement. Dans la plupart des cas, une authentification par SMS sécurise votre signature.
Enfin, vous n’aurez plus qu’à récupérer les documents signés, les contrôler une dernière fois et les intégrer à vos dossiers de stockage et/ou les conserver directement dans la plateforme !
Très simple à mettre en place, la signature électronique améliore la relation-client et vous garantit un suivi simplifié de vos démarches en cours.
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2.
Pourquoi utiliser la signature électronique ?
La signature électronique est l’une des étape les plus rentable de la digitalisation de votre entreprise. En effet, elle requiert peu d’investissement, alors qu’elle réduira considérablement les délais et coûts associés à la contractualisation !
Fluidifiez la relation commerciale avec la signature électronique
La signature en ligne est un véritable allié de la transformation digitale de vos processus commerciaux. En effet, elle facilite le suivi des négociations en cours et permet d’en réduire les délais.
Par ailleurs, les logiciels de signature électronique fluidifient les étapes de contractualisation :
La signature manuscrite d’un contrat peut prendre plusieurs semaines, de l’envoi aux modifications, à la signature et au renvoi du document. En revanche, la signature électronique ne prend que quelques instants et tout se fait en ligne !
En optant pour la signature en ligne, vous gagnerez du temps, vous épargnerez de la paperasse inutile à vos clients, et vous montrerez à quel point vous êtes modernes ! Evidemment, cela ne doit pas se faire au détriment de la confiance et de la sécurité juridique. Heureusement, la signature électronique est 100% fiable et sécurisée !
La signature électronique est très sécurisée :
Vous imaginez peut-être que la signature manuscrite est le moyen le plus sécurisé de contracter avec des clients. En réalité, la signature électronique est tout aussi sécurisée, voire même davantage encore !
La signature électronique est infalsifiable, non réutilisable, irrévocable et inaltérable.
En effet, les outils de signature en ligne vérifient l’identité du signataire de façon certaine et l’intégrité du document. Cela veut dire que toute modification apportée au document est détectée par le logiciel et surtout que chaque signataire est protégé par “un cachet d’inviolabilité”. Concrètement, lors de la signature, un horodatage scelle le document pour qu’aucune modification ultérieure ne puisse être apportée, à moins d’obtenir une nouvelle signature des contractants !
Réduction des coûts et de l’impact environnemental :
En plus d’être simple à utiliser, rapide et sécurisée, la signature électronique revient moins cher que la signature manuscrite.
De fait, la signature électronique réduit grandement les coûts liés à l’impression, à l’archivage et à l’acheminement des documents.
Ces coûts purement financiers ou bien en externalité négative sur l’environnement sont réduits à zéro via les outils de signature électronique.
Enfin, la cerise sur le gâteau ! La dématérialisation de la signature permet de mieux suivre les négociations et contractualisations en cours, et de réduire les erreurs humaines associées à un traitement manuel.
Alors que la transformation digitale modernise et facilite de nombreux process, la signature électronique devient incontournable. Bien au-délà du gain de temps et des économies qu’elle permet, la signature en ligne garantit une relation commerciale plus fluide et une signature de contrats plus rapide !
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